1. Tiếp đón khách đến liên hệ công việc tại tòa nhà (Tỷ trọng: 40%)
- Lắng nghe các yêu cầu của khách đến liên hệ
- Ghi nhận vào sổ theo dõi khách.
- Hướng dẫn khách liên hệ công tác theo đúng qui định
- Theo dõi và thống kê lượng khách đến liên hệ công tác.
2. Tiếp nhận và chuyển thông tin (Tỷ trọng: 30%)
- Quản lý tổng đài điện thoại, lập sổ danh bạ điện thoại cố đinh, điện thoại nội bộ và điện thoại di động của lãnh đạo các phòng để tiện trong việc liên hệ.
- Tiếp nhận và chuyển thông tin qua điện thoại.
3. Nhắc nhở, chuẩn bị phòng họp (Tỷ trọng: 20%)
- Nhắc nhỡ tạp vụ chuẩn bị phòng làm việc của Ban Tổng giám đốc khi tiếp khách và phòng họp.
- Hướng dẫn phòng họp khách/CBCNV tham dự hội nghị/hội hơp của Công ty.
4. Các công việc khác (Tỷ trọng: 10%)
- Quản lý và bảo quản máy photocopy chỉ được phép photo các tài liệu hồ sơ theo qui định.
- Quản lý và bảo quản các tài sản, phương tiện làm việc của Công ty giao.
- Hỗ trợ văn thư trong công tác phát hành văn bản.
- Nhận và phát phiếu đăng ký dự tuyển của P. Tuyển Dụng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo.
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN
- Bằng cấp: Cao đẳng/ Đại học Chuyên ngành: Quản trị hành chánh, Quản trị nhân sự, Kế hoạch, Tổng hơp, Quản trị kinh doanh… hoặc các ngành khác có liên quan.
CÁC KINH NGHIỆM LIÊN QUAN
- Số năm kinh nghiệm liên quan: 1-2 năm
- Các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc hiện tại: có kinh nghiệm hành chính tổng hợp, hành chính lễ tân, tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên nội bộ.
CÁC KỸ NĂNG
- Kỹ năng công việc: Thông thạo Excel, Word văn phòng, kỹ năng giám sát công việc, Kỹ năng tư vấn cho khách hang nội bộ.
- Kỹ năng mềm:
- Có khả năng sử dụng các phần mềm thiết kế hình ảnh (Canva/PTS/AI) ở mức độ cơ bản.
- Có khả năng viết content truyền thông tốt.
- Có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm, đáp ứng nhanh công việc được giao
- Có khả năng xử lý nhanh, chính xác, linh hoạt,
- Đa năng và biết sắp xếp ưu tiên việc cần làm
- Có khả năng hoạt náo để tổ chức các chương trình gắn kết là 1 điểm cộng
- Quan hệ ứng xử và giao tiếp tốt.
