Chuyên Viên Cao Cấp Hành Chính

1. Xây dựng và triển khai các yêu cầu, đơn đặt hàng theo kế hoạch đã được duyệt (25%)

• Xây dựng kế hoạch và kiểm soát mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản, thiết bị tin học, đèn, điện, thiết bị nội thất… từ các đơn vị trong Công ty.
• Xét duyệt các đơn hàng của hệ thống trước khi trình duyệt Lãnh đạo phòng,Khối, BĐH.
• Đáp ứng các yêu cầu mua sắm thiết bị tin học, nội thất, công cụ dụng cụ, thiết bị đèn, điện, camera… trên phần mềm DVNB, SAP, KH khai trương CH cho các đơn vị đảm bảo kịp thời và đúng hạn.
• Xử lý và phản hồi các yêu cầu đề xuất đến các đơn vị trên phần mềm.
• Theo dõi đối chiếu đơn hàng với hệ thống cửa hàng.
• Đảm bảo các kế hoạch được lập đúng hạn và đảm bảo tính thực thi.
• Đảm bảo các yêu cầu đề xuất, đơn đặt hàng thực hiện đúng hạn, đầy đủ.

2. Thực hiện thủ tục trình kí, thẩm định  giá và thanh toán cho NCU (Nhà Cung Ứng) ( 20%)

• Đánh giá, lựa chọn, tìm kiếm NCC phù hợp với chi phí thấp nhất theo các chỉ tiêu theo các tiêu chuẩn của công ty: Giá cả, hậu mãi, năng lực NCC, phương thức thanh toán
• Thực hiện thẩm định đơn giá các thiết bị mua sắm tuân thủ đúng quy trình thẩm định giá
• Kiểm tra việc nghiệm thu, nhập kho hàng hóa mua sắm đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng, quy cách
• Thực hiện thanh toán, nhập kho các thiết bị cung ứng
• Theo dõi chi phí các hạng mục mua sắm. Thực hiện báo cáo theo định kì hàng tháng, quý, năm.
• Theo dõi tiến độ hợp đồng và đề xuất xuất thanh toán công nợ với các nhà cung ứng.
• Làm thủ tục xuất kho thực hiện chuyển CC – DC cho chi nhánh
• Lập hồ hơ theo dõi thông tin nhập hàng và giá cả của các nhà cung ứng.
• Tiếp nhận, xử lý và phản hồi các thông tin có liên quan đến đơn hàng từ các Cửa Hàng và Chi Nhánh
• Rà soát chi phí mua sắm thực tế với ngân sách được duyệt cho từng yêu cầu, dự án
• Thực hiện đo lường quá trình mua sắm.
• Lên kế hoạch mua sắm theo định kì hàng tháng
• Các hồ sơ các hồ sơ trình ký đều được kiểm tra, soát xét tính phù hợp.
• Hồ sơ thanh toán tuân thủ đúng quy định của Công ty
• Kiểm soát ngân sách hiệu quả.

​3. Quản lý chi phí – ngân sách và hiệu quả hành chính ( 40%)

• Lập kế hoạch, kiểm soát và tối ưu chi phí hành chính, bao gồm mua sắm, vận hành, bảo trì và dịch vụ thuê ngoài, nhằm đảm bảo sử dụng ngân sách hiệu quả, đúng mục tiêu và tuân thủ quy định công ty.
• Phân tích, cải tiến và triển khai các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính nội bộ, thông qua tối ưu hóa quy trình, chi phí, nguồn lực, công cụ hỗ trợ và chất lượng dịch vụ, từ đó giảm lãng phí – tăng năng suất – cải thiện trải nghiệm người dùng nội bộ, góp phần đảm bảo môi trường làm việc vận hành thông suốt, an toàn, chuyên nghiệp và linh hoạt theo yêu cầu tổ chức.

4. Thực hiện các công việc khác (15%)

• Thực hiện đánh giá, đo lường và cải tiến các quá trình thuộc phạm vi công việc và đánh giá tính tuân thủ của đơn vị theo tháng, quý năm.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm kê hàng tháng
• Hỗ trợ chi nhánh trong việc trình kí, thẩm định các đề xuất mua sắm phát sinh chi phí.
• Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao.
• Thực hiện các báo cáo khác theo chỉ đạo
• Đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu và kịp thời.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học, chuyên ngành Quản trị Hành chính, Kế hoạch - Tổng hợp, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

• Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính - văn phòng.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và có kỹ năng tổ chức, giám sát công việc.

• Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm, xử lý công việc nhanh, chính xác và linh hoạt.

• Đa năng và biết sắp xếp ưu tiên việc cần làm

• Giao tiếp tốt, trung thực, năng động, vui vẻ và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.