1. Thực hiện công tác cung cấp dịch vụ hành chính tại các toà nhà (Tỷ trọng: 40%)
- Triển khai việc cung cấp các dịch vụ hành chính, bao gồm nhưng không giới hạn: công tác tiếp đón khách đến thăm và làm việc với Công ty, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ lái xe, dịch vụ phòng họp, dịch vụ căn tin,… đảm bảo đáp ứng nhu cầu, đạt chất lượng và kịp thời.
- Triển khai các công tác quản lý toà nhà (Vệ sinh môi trường, cây cảnh, phòng họp, tài sản, công cụ dụng cụ…), góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, bảo đảm vệ sinh, an toàn, tiết kiệm nhiên liệu và bảo vệ môi trường. Đảm bảo việc vận hành toà nhà tuân thủ các quy định của Pháp luật (xử lý nước thải, phòng cháy chữa cháy, an ninh an toàn…)
- Quản lý hợp đồng thuê toà nhà, là đầu mối phối hợp để tham gia xử lý các vấn đề phát sinh.
- Quản lý trang thiết bị, phòng họp, đảm bảo hoạt động hiệu quả, an toàn, bảo quản tốt.
2. Thực hiện xây dựng/cải tiến các quy trình quy định tối ưu hoá vận hành (Tỷ trọng: 40%)
- Thực hiện đánh giá, đo lường và cải tiến các quy trình thuộc phạm vi công việc và đánh giá tính tuân thủ của đơn vị.
- Thực hiện truyền thông để nhân viên công ty nắm thông tin, hiểu và áp dụng đồng bộ các chính sách quy định về hành chính.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ.
3. Công việc khác (Tỷ trọng: 20%)
- Tham gia đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc, tối ưu hoá vận hành của Phòng/ Khối/ Công ty.
- Tham gia xây dựng kế hoạch hành động của Đơn vị trực thuộc.
- Tham gia chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm nhằm nâng cao năng lực của nhân viên tại Đơn vị trực thuộc.
- Thực hiện truyền thông các chủ trương/ hoạt động của Khối/ Phòng để nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các Đơn vị và Khối.
- Đề xuất và triển khai các chương trình hoạt động nhằm gia tăng tính gắn kết nội bộ.
- Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao.
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN
- Bằng cấp: Cao đẳng/ Đại học Chuyên ngành: Quản trị hành chánh, Quản trị nhân sự, Kế hoạch, Tổng hơp, Quản trị kinh doanh… hoặc các ngành khác có liên quan.
CÁC KINH NGHIỆM LIÊN QUAN
- Số năm kinh nghiệm liên quan: 3 năm
- Các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc hiện tại: có kinh nghiệm hành chính tổng hợp, quản lý tòa nhà, tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên nội bộ.
CÁC KỸ NĂNG
- Kỹ năng công việc: Thông thạo Excel, Word văn phòng, kỹ năng giám sát công việc, Kỹ năng tư vấn cho khách hang nội bộ.
- Kỹ năng mềm:
- Có khả năng sử dụng các phần mềm thiết kế hình ảnh (Canva/PTS/AI) ở mức độ cơ bản.
- Có khả năng viết content truyền thông tốt.
- Có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm, đáp ứng nhanh công việc được giao
- Có khả năng xử lý nhanh, chính xác, linh hoạt,
- Đa năng và biết sắp xếp ưu tiên việc cần làm
- Có khả năng hoạt náo để tổ chức các chương trình gắn kết là 1 điểm cộng
- Quan hệ ứng xử và giao tiếp tốt.
CÁC YÊU CẦU KHÁC
- Trung thực, hoạt bát, vui vẻ và có tinh thần trách nhiệm cao
