Chuyên viên cao cấp Mua hàng (HCM - Senior Purchasing)

 1. Tổng hợp nhu cầu kế hoạch  của các đơn vị, lên kế hoạch đàm phán , đặt hàng với NCC (PR/PO)

• Nhận kế hoạch mua hàng từ các đơn vị;
• Nhóm hàng: dịch vụ Marketing and Sales  (Activation,PR booking, market research, KOL/POSM, Gifts,…) và các nhóm hàng khác theo sự phân công của cấp trên;
• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo tiêu chí chất lượng, giá cả và uy tín;
• Tổng hợp các thông tin và làm việc với các bộ phận liên quan/cấp trên để tiến hành việc chọn lựạ NCC.

2. Liên hệ NCC đặt hàng, theo dõi tiến độ , phối hợp kiểm soát chất lượng hàng nhập kho

• Đặt hàng cho nhà cung cấp trong và ngoài nước theo đơn hàng đã được duyệt đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo đơn hàng đã được duyệt..
• Đàm phán, thuơng lượng các điều khoản với nhà cung ứng;
• Thương thảo về giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán và các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp;
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng như lỗi giao hàng, thiếu hàng, sai chất lượng...
• Cập nhật tình trạng đơn hàng, tình hình cung ứng và báo cáo kết quả công việc định kỳ cho cấp trên;
• Hợp tác với các phòng ban như kế toán, kho, sản xuất/marketing để đảm bảo việc mua hàng diễn ra suôn sẻ.

3. Quản lý hiệu quả NCC hiện tại và phát triển nhà cung cấp mới.

• Nghiên cứu và phát triển các nguồn cung ứng sản phẩm/dịch vụ mới, tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng trong và ngoài nước;
• Thực hiện theo dõi và đánh giá chất lượng giao dịch để làm cơ sở đánh giá và quản lý chất lượng NCC hiện hữu theo quy định;
• Tương tác với NCC để nắm bắt thông tin thị trường về nguồn hàng, giá cả;
• Đàm phán, thương lượng với NCC về các điêu khoản khi có sự thay đổi nằm trong phạm vi trách nhiệm hoặc khi có chỉ đạo của cấp trên;
• Nắm bắt đặc điểm thể mạnh, yếu của từng NCC để tư vấn cho cấp trên trong việc đưa ra lựa chọn NCC phù hợp;
• Định kỳ theo quý (6 tháng) đánh giá chất lượng các NCC cho Công ty theo các tiêu chuẩn được duyệt;
• Đề xuất các tiêu chí và kế hoạch cải tiến đánh giá và phát triển hệ thống NCC.

4. Theo dõi tiến độ giao hàng đến các đơn vị  

• Theo dõi và đôn đốc tiến độ giao hàng của từng nhà cung cấp;
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo sản phẩm nhập kho đạt tiêu chuẩn chất lượng;
• Thông báo kịp thời cho các đơn vị liên quan về tình trạng đơn hàng cũng như cập nhật chương trình đơn hàng nếu có thay đổi.

 5. Thanh toán và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.    

• Theo dõi việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp sau khi hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng và được nhập kho theo thời hạn thanh toán của nhà cung cấp;
• Xây dựng và cập nhật kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp (giá trị thanh toán/ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý.

6.  Phân tích, dự báo,  theo dõi và báo cáo tình hình hoạt động của các NCC, tình hình cung ứng theo kế hoạch, tình hình thị trường.   

• Báo cáo tiến độ cung ứng theo kế hoạch cho các đơn vị;
• Thực hiện việc thu thập, phân tích giá( cost breakdown), phân tích chi phí để xây dựng chiến lược phù hợp và đưa ra các khuyến nghị phù hợp cho cấp trên;
• Báo cáo tình hình cung ứng theo  yêu cầu của cấp trên;
• Báo cáo đánh giá NCC theo quy định;
• Phát triển và duy trì các công cụ, bảng điều khiển (dashboard) để theo dõi các chỉ số mua sắm chính (KPIs) như chi phí, số lượng nhà cung cấp, tuân thủ hợp đồng, v.v.

 7. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do cấp trên giao

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN

• Bằng cấp: Đại học  - Chuyên ngành:  Quản trị kinh doanh, Thương mại, Chuỗi cung ứng, …
• Trình độ ngoại ngữ (nếu cần): thương mại, giao tiếp;
• Các học vấn khác cần cho ngành nghề:  Kiến thức chuyên môn về mua hàng.

CÁC KINH NGHIỆM LIÊN QUAN

• Số năm kinh nghiệm liên quan: 3 năm trở lên;
• Các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc hiện tại:

+ Kinh nghiệm đàm phán và thương lượng với nhà cung cấp để đạt được các thỏa thuận tốt nhất cho công ty;

+ Hiểu biết về các loại sản phẩm trong phạm vi mua hàng được giao;

+ Kỹ năng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.

CÁC KỸ NĂNG

• Kỹ năng công việc:

- Thành thạo Word, Excel,Power BI;

- Nắm vững kiến thức về bao bì và dịch vụ marketing and sales;

- Kỹ năng trình bày và soạn thảo văn bản; sắp xếp và quản lý tài liệu;

- Kỹ năng đàm phán, lập kế hoạch và theo dõi;

- Kỹ năng xây dựng báo cáo tự động và phân tích data, dữ liệu.

• Kỹ năng mềm:

- Giao tiếp, thuyết trình, đàm phán;

- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc;

- Phân tích, đánh giá, xử lý tình huống;

- Tính cẩn thận, tỉ mỉ, chủ động.

CÁC YÊU CẦU KHÁC

• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, báo cáo theo quy định;
• Thực hiện đầy đủ các quy định của hệ thống quản lý chất lượng;
• Cẩn thận, chịu khó;
• Chịu được áp lực công việc tốt;
• Chấp nhận đi công tác (nếu có).