Admin Executive (External Relations Dept.)

1. Hỗ trợ cho Quản lý cao cấp TTĐN

• Hỗ trợ cho Quản lý cao cấp theo dõi việc lập và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của các bộ phận theo tháng, quý, năm
• Giúp Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện các công việc các bộ phận theo yêu cầu của Quản lý cao cấp
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị bên ngoài xin ý kiến trình Quản lý cao cấp phê duyệt.
• Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ.
• Soạn thảo, phản hồi công văn của Quản lý cao cấp TTĐN
• Truyền đạt thông tin của Quản lý cao cấp tới các bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Quản lý cao cấp
• Cầu nối liên hệ giữa các thành viên, các bộ phận với Quản lý cao cấp

2. Tổ chức, sắp xếp lịch họp, làm việc

• Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Quản lý cao cấp. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Quản lý cao cấp theo tuần/tháng/quý.
• Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Quản lý cao cấp và các đối tác.
• Tham gia các cuộc họp theo sự phân công, ủy quyền
• Tham gia các chuyến đi công tác cùng Quản lý cao cấp và tiếp khách (nếu có)
• Hỗ trợ cho Quản lý cao cấp trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
• Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong Trung tâm TTĐN trong việc thực hiện các chỉ thị của Quản lý cao cấp.

3. Admin của Trung tâm TTĐN

• Chấm công, quản lý và đặt văn phòng phẩm
• Phụ trách các hoạt động về ISO, 5S, cải tiến, quy trình…
• Phối hợp triển khai các hoạt động mang tính nội bộ của Trung tâm TTĐN

Thực hiện các công việc do cấp trên giao.

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN

• Bằng cấp và chuyên ngành: Đại học. Chuyên ngành: QTKD /Marketing/ QHCC/Báo chí/ Luật
• Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát
• Các học vấn khác cần cho ngành nghề: Hành chính - Văn thư, am hiểu luật

KINH NGHIỆM LIÊN QUAN

• Số năm kinh nghiệm liên quan: 1 năm trong vị trí liên quan
• Các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc hiện tại: Luật, hành chính văn phòng, marketing, QTKD, truyền thông...

KỸ NĂNG

• Kỹ năng công việc: Thông thạo Excel, Word, PP. Kỹ năng báo cáo, xây dựng kế hoạch, quản lý thời gian và công việc hiệu quả
• Kỹ năng mềm: Ngoại hình ưa nhìn, Kỹ năng giao tiếp, thương lượng; Kỹ năng giải quyết vấn đề; Kỹ năng lãnh đạo đội nhóm, kỹ năng thuyết trình tốt.
• Tính thẩm mỹ cao, chi tiết và cẩn trọng

YÊU CẦU KHÁC

• Chấp nhận đi công tác
• Linh động về thời gian làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu